Gestión Documental
La Gestión Documental se refiere a un conjunto sistemático de actividades cuyo propósito es controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización; se encarga de administrar los procesos que siguen desde la creación o recepción, clasificación, mantenimiento, licenciamiento, almacenamiento y custodia; persona y asegúrese de guardar los archivos que lo necesitan.
Administración documental
Todo organismo o entidad adscrita debe contar con un plan de desarrollo de archivos diseñado para regular la producción, uso y control de los documentos mediante la aplicación de procesos técnicos archivísticos que garanticen la organización y el adecuado procesamiento desde el origen hasta el destino final.
La gestión de archivos implica agrupar los archivos según las colecciones, secciones, series y subseries a las que pertenecen, tal como se define en la taxonomía de archivos. Dentro de cada serie se deben individualizar los expedientes que la componen, ya que cada expediente implica la realización de una función específica, agrupando todos los expedientes en el orden en que fueron generados.
Cuando nos referimos a un documento, estamos describiendo un soporte físico: papel, cintas de audio y video, acetato, papel fotográfico, película, disco, etc. Los documentos tienen ciertas características y estructuras que les dan la forma de documento documentos. Este tipo de material constituye el núcleo de la información que las instituciones públicas o privadas crean y procesan a lo largo de su ciclo de vida.
Las dependencias o entidades pueden digitalizar grupos de documentos en diferentes etapas de su ciclo de vida (activo, semiactivo, inactivo o histórico), siempre que justifiquen la relación costo-beneficio del proyecto de digitalización.
Ciclo de vida de los documentos
La gestión de los registros reconoce que tienen un ciclo de vida que comienza con su creación y uso en la gestión del día a día de la institución y su uso inmediato, es decir, cuando están activos y protegidos por archivos de programa. La documentación de los asuntos completados pero ocasionalmente utilizables, por razones de valor administrativo, legal o financiero, debe mantenerse como medida de precaución en un archivo centralizado como información semiactiva, como se muestra en la Tabla 1 a continuación.
